Par une décision du 8 février 2023 (CE, 8 février 2023, n° 452521), le Conseil d'Etat est venu préciser le régime de la communication des notes de frais d'un maire.
Un journaliste néerlandais, Stéfan de Vries, avait sollicité en vain de la Ville de Paris la copie des documents retraçant les frais de restauration de la maire et des membres de son cabinet et les autres frais de représentation de la maire, au titre de l'année 2017.
Face au refus implicite de la maire et après avis de la CADA, le Tribunal administratif de Paris, saisi, avait annulé ce refus et enjoint à la ville de lui communiquer l'ensemble des documents demandés non anonymisés, sous astreinte.
Saisi en cassation, le Conseil d'Etat, après avoir annulé le jugement pour erreur de droit, s'est prononcé au fond, par une décision qui contribue à éclairer sous un jour nouveau le régime juridique de la communication des notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d'élus locaux ou d'agents publics.
Tout d'abord, le Conseil d'Etat a estimé que l'ensemble de ces documents constitue bien des documents administratifs, première condition à satisfaire pour permettre leur communication.
Ensuite, le Conseil d'Etat a jugé que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration.
La réponse à apporter par la juridiction administrative à la demande de communication de ces documents ne relevait pas de l'évidence.
La juridiction a ainsi jugé que :
" 10. Sur le fondement de ces dispositions, la communication des documents demandés, qui ont trait à l'activité de la maire de Paris dans le cadre de son mandat et des membres de son cabinet dans le cadre de leurs fonctions, ne saurait être regardée comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. En outre, contrairement à ce que soutient la Ville de Paris, la communication des mentions faisant le cas échéant apparaître l'identité et les fonctions des personnes invitées ne porte pas davantage atteinte, par principe, à la protection de vie privée de ces autres personnes. Il appartient à l'autorité administrative d'apprécier au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l'évènement auquel un document se rapporte, la communication de ces dernières informations ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L. 311-5 et L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration, justifiant alors leur occultation".
En conclusion :
le Conseil d'Etat a admis le caractère communicable des documents administratifs que constituent les notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d'élus locaux ou d'agents publics, y compris mentionnant l'identité et les fonctions des personnes invitées, sans qu'il soit porté atteinte à la vie provée de ces personnes,
Sous une réserve : il appartient en revanche à l'autorité administrative d'apprécier, au cas par cas, s'agissant de l'identité et des fonctions des personnes invitées ou s'agissant du motif de la dépense, si ces mentions seraient de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés, justifiant qu'elles ne soient pas communiquées.